2020廣東21世紀(jì)海上絲綢之路國際博覽會主題論壇會議監(jiān)督協(xié)助和會議影音設(shè)備租賃項目采購公告
中國國際貿(mào)易促進委員會廣州市委員會對2020廣東21世紀(jì)海上絲綢之路國際博覽會主題論壇（以下簡稱主題論壇）會議監(jiān)督協(xié)助和會議影音設(shè)備租賃項目進行采購，邀請符合條件的供應(yīng)商參與競投，有關(guān)信息公告如下：
一、項目信息
（一）項目名稱：2020廣東21世紀(jì)海上絲綢之路國際博覽會主題論壇會議流程監(jiān)督及會議設(shè)備租賃服務(wù)項目
（二）項目最高限價：55萬元人民幣
（三）項目概況：我會將于2020年9月23-24日在廣州白云國際會議中心舉辦2020廣東21世紀(jì)海上絲綢之路國際博覽會主題論壇。主要活動有廣州市政府歡迎晚宴、展覽會觀展、主題論壇及4場平行分論壇。
會議籌備時間安排及地點：
時間：2020年9月23日至24日
地點：廣州白云國際會議中心、中國進出口商品交易會琶洲展館
9月23日：
全天，嘉賓報道和場地布置（廣州白云國際會議中心）
下午，廣州市政府歡迎晚宴（廣州白云國際會議中心）
9月24日：
上午，2020廣東21世紀(jì)海上絲綢之路國際博覽會開幕式及巡館（中國進出口商品交易會琶洲展館）
下午，主題論壇（廣州白云國際會議中心）
下午，4場平行分論壇（廣州白云國際會議中心）
（四）服務(wù)期限：自服務(wù)協(xié)議簽訂之日起至項目完成止。
二、會務(wù)協(xié)助項目總體需求概況
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需求項目 |
項目說明 |
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會務(wù)管理統(tǒng)籌 |
完成主題論壇整體運行策劃。 |
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臨時工作人員統(tǒng)籌 |
完成主題論壇臨時工作人員招募、管理及后勤服務(wù)。 |
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重要講者和主持人統(tǒng)籌 |
完成主題論壇部分重要講者、主持人的邀請及接待服務(wù)。（該項按實際發(fā)生結(jié)算） |
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會議現(xiàn)場資料統(tǒng)籌 |
完成主題論壇各活動的攝影攝像統(tǒng)籌、講者發(fā)言整理等服務(wù)。 |
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會場會議設(shè)備租賃 |
主題論壇會場（東方廳）音響設(shè)備、燈光設(shè)備、4場平行分論壇平行分論壇視頻設(shè)備、臨時辦公設(shè)備（筆記本和打印機）租賃等 |
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會議注冊和報道服務(wù) |
在線報名系統(tǒng)； 會議現(xiàn)場簽到系統(tǒng)和參會代表證件發(fā)放 |
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其他 |
根據(jù)各分會場實際情況準(zhǔn)備線上會議的網(wǎng)絡(luò)支持 |
三、服務(wù)要求
（一）會務(wù)管理統(tǒng)籌
1．嘉賓信息統(tǒng)計管理服務(wù)
根據(jù)采購人要求，合同簽訂后至?xí)h結(jié)束，派遣團隊進駐采購人單位駐場辦公，協(xié)助完成參會嘉賓信息統(tǒng)計管理服務(wù)，包括但不限于嘉賓信息的收集、整理、錄入、統(tǒng)計、管理等工作。
投標(biāo)人須提供基于信息化的嘉賓信息統(tǒng)計和簽到管理方案。
2．會議流程監(jiān)督統(tǒng)籌及信息化管理
根據(jù)采購人安排，協(xié)助完成主題論壇約800人參加的會議和各平行論壇,會務(wù)管理的整體策劃及整體進度管理工作，協(xié)調(diào)做好大會各項后勤工作。編制會議場地布置、現(xiàn)場管理、接待、會場安排等工作手冊。
配合采購人做好嘉賓注冊、報到系統(tǒng)的設(shè)計和管理工作、嘉賓證卡設(shè)計制作發(fā)放、會議公告發(fā)布、會議通知管理、簽到管理、入場權(quán)限管理、電子資料管理、會務(wù)工作人員協(xié)同管理等全過程基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化融合服務(wù)，改善會議體驗，提升會議運行效率。
配合采購人做好主題論壇講者溝通協(xié)調(diào)、資料收集、簡歷整理等工作；負責(zé)主題論壇PPT制作（包含但不限于會議流程PPT、市領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言PPT、嘉賓講者發(fā)言PPT等）；負責(zé)部分講稿的草擬工作。
本次項目為國際會議會務(wù)服務(wù)，為做好會議會務(wù)服務(wù)工作，需要會務(wù)服務(wù)團隊成員中有英語溝通能力，能直接與外方的溝通。
投標(biāo)人須提供基于信息化的會議管理策劃方案及籌備進度方案。
3.會議現(xiàn)場管理
根據(jù)采購人安排，做好會議資料、桌卡的擺放以及督導(dǎo)廣州白云國際會議中心做好水牌等指引物品的擺放工作。
根據(jù)采購人安排，做好會場設(shè)施的檢查和技術(shù)服務(wù)，確保會議順利進行；依據(jù)會議流程，完成對嘉賓的注冊、入住、參會等方面的協(xié)調(diào)工作；檢查會議期間嘉賓參會引導(dǎo)是否到位，保證現(xiàn)場嘉賓參會秩序；做好各個論壇嘉賓簽到工作；做好貴賓參會及貴賓室服務(wù)管理；協(xié)助做好會議期間茶歇等現(xiàn)場工作，協(xié)助做好會議現(xiàn)場的安全保衛(wèi)、反恐檢查、醫(yī)療衛(wèi)生保障工作。
投標(biāo)人須提供會議場地布置及現(xiàn)場管理方案。
（二）重要講者和主持人統(tǒng)籌
根據(jù)采購人安排，負責(zé)邀請國內(nèi)外主題論壇特約嘉賓、重要講者，涵蓋海上絲綢之路沿線國家前者政要或經(jīng)濟、商貿(mào)等部門部長級官員、國際組織負責(zé)人或駐華大使2至3名，國內(nèi)前任或現(xiàn)職部長級官員1至2名；國內(nèi)電視臺中英文節(jié)目主持人1名。具體內(nèi)容包括但不限于前期推廣、發(fā)送邀請、落實出席人員等。（由于受到新冠疫情影響，以上嘉賓出席會議可采用視頻錄播的形式出席活動。）具體費用根據(jù)實際結(jié)算。
特約嘉賓和重要講者的候選人應(yīng)涉及21世紀(jì)海上絲綢之路倡議領(lǐng)域的單個或多個方面，應(yīng)充分考慮專業(yè)領(lǐng)域、地域領(lǐng)域的嘉賓數(shù)量；嘉賓邀請必須具有較強的可操作性，充分考慮嘉賓個人計劃與主題論壇工作計劃的相互配合度；根據(jù)主題論壇的定位，受邀嘉賓需有利于主題論壇的品牌價值延伸，并具有較高的國際政治及專業(yè)影響力；嘉賓邀請方案要根據(jù)有關(guān)政策法規(guī)及外事工作原則，著重做好相關(guān)風(fēng)險防范工作，按照可預(yù)可防可控的工作原則，確保主題論壇安全、可持續(xù)運行；
（三）會議影音設(shè)備租賃
提供主題論壇（東方廳）會場燈光、音響設(shè)備租賃，各分論壇視頻設(shè)備租賃，提供會議籌備期間及會議現(xiàn)場的臨時筆記本和打印機租賃服務(wù)。
（四）會議現(xiàn)場資料統(tǒng)籌
對會議現(xiàn)場各項活動進行錄影錄音、攝影、記錄文字、速記；并對各個聲像資料、照片、文字資料（語音轉(zhuǎn)換成文字：中英文速記）進行及時整理以供新聞宣傳用，同時完整存檔以供采購人使用。
（五）其他
1.供應(yīng)商有策劃并統(tǒng)籌執(zhí)行過同類型規(guī)模和影響力的論壇項目經(jīng)驗；
2.供應(yīng)商須組建不低于10人專屬服務(wù)團隊，在合同簽訂后5個工作日內(nèi)-活動結(jié)束期間派遣不低于3人到采購人單位駐場辦公。
3.本次項目所涉及會議信息、參會嘉賓信息（含紙質(zhì)和電子信息）未經(jīng)采購人授權(quán)，供應(yīng)商均不得提供給第三方。
4.項目完成后5個工作日內(nèi)向采購人提供項目總結(jié)和參會人員滿意度調(diào)查。
四、重要聲明
各投標(biāo)人按照以上規(guī)定及要求，除核算總價外，須列明各細項服務(wù)報價或折扣標(biāo)準(zhǔn)，不允許低于成本的惡意投標(biāo)報價。各項費用在項目預(yù)算范圍內(nèi)，按照實際發(fā)生結(jié)算，沒有實際發(fā)生的服務(wù)費用不予結(jié)算。
本項目報價為總價包干。投標(biāo)人報價低于最高限價80%的，必須在投標(biāo)文件中說明報價理由。在中標(biāo)并簽訂協(xié)議后，如果投標(biāo)人不能按時按要求完成服務(wù)造成違約，采購人有權(quán)安排其他服務(wù)機構(gòu)按照同等標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)，如服務(wù)費用高于協(xié)議價格，違約投標(biāo)人須補足差價。本內(nèi)容將作為協(xié)議的重要條款。
根據(jù)本項目的實際情況，提供相應(yīng)服務(wù)并達到采購人要求，如采購人對采購項目有其他調(diào)整時，可由雙方協(xié)商，另行簽訂補充協(xié)議（補充協(xié)議的采購金額不超過合同采購金額的百分之十）。
由于疫情等不可抗力的影響，我會不擔(dān)保項目是否能順利實施和不保證項目規(guī)模達到預(yù)期目標(biāo)，該風(fēng)險由中標(biāo)人自行承擔(dān)。
五、供應(yīng)商資格要求
1、提供營業(yè)執(zhí)照（或事業(yè)單位法人證書，或社會團體法人登記證書，或執(zhí)業(yè)許可證）復(fù)印件；
2、提供2019年度財務(wù)狀況報告復(fù)印件（如2019年或2020年成立不滿一年的企業(yè)，提供成立至今的月或季度財務(wù)狀況報告復(fù)印件），或銀行出具的資信證明材料復(fù)印件；
3、提供近半年任意一個月的依法繳納稅收的證明（納稅憑證）復(fù)印件，如依法免稅的，應(yīng)提供相應(yīng)文件證明其依法免稅；
4、提供近半年任意一個月的依法繳納社會保險的證明（繳費憑證）復(fù)印件，如依法不需要繳納社會保障資金的，應(yīng)提供相應(yīng)文件證明其依法不需要繳納社會保障資金；
5、提供履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力的書面聲明；
6、提供參加政府采購活動前3年內(nèi)在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄的書面聲明。
六、公告時間
2020年8月18日至8月24日
七、報名時間、地點、方式
1、報名時間：2020年8月18日至8月24日期間（辦公時間內(nèi)，法定節(jié)假日除外）。
2、報名地點：廣州市越秀區(qū)恒福路238號2樓218室
3、報名提交資料：根據(jù)供應(yīng)商資格要求的內(nèi)容提交資料。
4、報價文件遞交截止時間及開標(biāo)時間：2020年8月25日14時30分
5、提交報價文件地點及開標(biāo)地點：廣州市天河區(qū)臨江大道3號發(fā)展中心26B
6、報價文件提交資料：根據(jù)附件1的內(nèi)容提交資料，一式五份，一正四副，密封遞交。
八、評審及定標(biāo)原則
1、評標(biāo)委員會對的供應(yīng)商的報價文件進行資格、符合性審查，詳見《資格、符合性審查表》，以確定其是否滿足本項目的實質(zhì)性要求。未通過資格、符合性審查的供應(yīng)商，不進入技術(shù)、商務(wù)和價格評審。
2、當(dāng)通過資格、符合性審查的投標(biāo)人多于或等于三家時，按照評標(biāo)程序的規(guī)定和依據(jù)評分標(biāo)準(zhǔn)以及各項權(quán)重、符合性審查結(jié)果，各位評委單獨就每個投標(biāo)人的技術(shù)、商務(wù)、價格進行評審和比較，評出其技術(shù)評分、商務(wù)評分和價格評分。將技術(shù)得分、商務(wù)得分和價格得分相加得出總分，并按總分高低排出名次。評標(biāo)委員會依據(jù)得分情況推薦出第一中標(biāo)侯選人一名，第二中標(biāo)侯選人一名。
3、中標(biāo)結(jié)果公告后，向中標(biāo)人發(fā)出《中標(biāo)通知書》，《中標(biāo)通知書》將作為授予合同資格的唯一合法依據(jù)。
九、采購人聯(lián)系方式
采購人：中國國際貿(mào)易促進委員會廣州市委員會
地址：廣州市珠江新城臨江大道3號發(fā)展中心大廈26B單元
聯(lián)系人：周小姐、陳小姐
聯(lián)系電話：020-29117315,37851396
采購代理機構(gòu)：廣州程啟招標(biāo)代理有限公司
地址：廣州市越秀區(qū)恒福路238號2樓218室
聯(lián)系人：馬小姐
聯(lián)系電話：020-83576900
中國國際貿(mào)易促進委員會廣州市委員會
2020年8月17日
地址：廣州市越秀區(qū)沿江中路298號江灣新城A座8樓 電話：020-83576900 郵箱：gzcqc2006@163.com